Resumen Ejecutivo

Bemis desempeña un rol importante en la industria de envases.

En los últimos 60 años, varias empresas fueron incluidas a Bemis, entre ellas, las fábricas de América Latina que pertenecían a Dixie Toga, una de las mayores industrias multipackaging de la región, con fabricación de envases Flexibles y Rígidos. 

Además de crear extraordinarios envases para alimentos, productos de consumo, salud y aplicaciones industriales, nosotros trabajamos de forma conjunta con empresas que tienen visión de futuro para encontrar mejores formas de alcanzar el éxito.

Somos  la mayor empresa de Envases flexibles de Estados Unidos, con más de 150 años de experiencia en el mercado. Estamos presentes en 4 regiones con más de 59 instalaciones distribuidas en América, Europa y Asia-Pacífico.

Nuestro equipo está formado por alrededor de 17 mil empleados, que trabajan diariamente en diferentes países y culturas, ejecutando diversas actividades para que Bemis logre ser el mayor y mejor proveedor global de envases.

En América Latina actuamos en los segmentos de envases rígidos, flexibles, laminados y etiquetas. Entre los mercados que atendemos están alimenticios, bebidas, cosméticos, farmacéuticos, higiene personal, limpieza doméstica, médico-hospitalario,pet food y tabaco.

Usamos nuestra fuerte base técnica en química de polímeros, extrusión de films, revestimiento y laminación, impresión y conversión para proyectar, desarrollar y fabricar soluciones innovadoras de envases capaces de extender el  shelf-life (vida útil) de los productos, entregar conveniencia, proporcionar esterilidad y agregar valor a los productos y marcas de nuestros  clientes. 

Procedimientos esenciales de Cuentas a pagar.

Sector que posee o recibe la documentación (integrada en Legajos) con los cuales se genera la Orden de Pago (O.P.) destinada a cancelar la deuda existente en cuenta corriente con los proveedores.

Desarrollo del Cursograma propuesto para el procedimiento de Cuentas a Pagar. 

1-     Diariamente el sector Recepción Fiscal recibe la mercadería que ingresa a la balanza y es pesada, paralelamente se emite un resumen del sistema con el detalle de la orden de compra y la mercadería a recibir.

1´- Por otra parte, en el sector Cuentas a pagar se reciben algunas facturas que provienen del sector Recepción Fiscal.

2-     Recepción Fiscal controla y firma el resumen emitido del sistema confirmando las cantidades y el tipo de mercadería recibido.

3-     Los remitos son ingresados en el sistema con las cantidades y el tipo de mercadería recibido.

4-     El sistema genera un numero de vale con la información del remito.

5-     Cuentas a Pagar recibe todos los remitos ingresados en el día por la tarde.

5´-Por otra parte, se reciben las facturas de los proveedores teniendo dos alternativas de envío:

6-     Físicamente por correo.

7-     O electrónicamente vía e-mail.

8-     Se controlan ambos documentos, la factura y el remito.

9-     Si ambos están confeccionados correctamente y coincide con la información que está en sistema, el legajo sigue su curso hacia tesorería.

10-Si no coincide la información de los documentos con lo que hay en el sistema, se consulta con el sector Compras para que efectúen las modificaciones correspondientes y una vez que esta correcto, el legajo sigue su curso hacia tesorería.

11- El legajo completo va al sector tesorería para su posterior pago.

Relevamiento del Proceso.

El proceso de cuentas a pagar funciona correctamente en la compañía que estoy relevando.

Verifique cómo se traslada la mercadería y cómo se traslada el dinero, esto implica asegurarnos que las normas de control interno se están cumpliendo (de modo tal que no circulen por donde no deben hacerlo sin ninguna justificación, motivo o necesidad).

También debe tenerse presente que las Facturas pendientes de cobro no deben salir del área donde se archivan. Es un grave error de control interno posibilitar o facilitar el acceso a terceros (aun siendo cobrador de la empresa) de las Facturas y/o de las cuentas por cobrar. El documento de respaldo no debe salir nunca de la empresa.

Puntos a optimizar:

1´- Por otra parte, en el sector Cuentas a pagar se reciben algunas facturas.

A-   En este punto, hay un desfasaje en la entrega de documentación por parte del sector recepción fiscal, yo agregaría un control, vigilancia debería recoger la correspondencia para entregarla toda junta con lo que llega por correo.

3-Los remitos son ingresados en el sistema con las cantidades y el tipo de mercadería recibido

B- Muchas veces, la mercadería ingresa pero no se ve reflejado en el sistema, esto puede ocurrir ya que el operador puede dejar el ingreso para otro día, acá agregaría un control por parte del supervisor para que lo que ingrese físicamente en el día, sea el fiel reflejo de lo que esta en el sistema.

5´-Por otra parte, se reciben las facturas de los proveedores teniendo dos alternativas de envío:

Físicamente por correo.

O electrónicamente vía e-mail.

C- Generalmente, las facturas no llegan en tiempo y forma, agregaría un control por parte de Cuentas a Pagar, ya que ellos reciben los remitos y los tendrán pendientes hasta que no llegue la factura, entonces podrían efectuar un reclamo por teléfono o vía e-mail.

10- Si no coincide la información de los documentos con lo que hay en el sistema, se consulta con el sector Compras para que efectúen las modificaciones correspondientes y una vez que esta correcto, el legajo sigue su curso hacia tesorería

D- Agregaría un control de seguimiento para que el sector Compras no se demore tanto en solucionar las diferencias, esto hace que los plazos de las facturas se venzan o que el proveedor quiera desvincular sus servicios.

E-Reducir el costo que genera la perdida del proveedor habitual.

Tal vez, al haber tantos procesos que se deben cumplir, y en cada sector se toman su tiempo para analizar y efectuar los controles, se demora un poco en cerrar el circuito, y esto hace que los plazos acordados de pago con cada proveedor, sean superados, es decir se paga posterior al tiempo pactado, pero en general, el proceso funciona correctamente.

c) El cursograma actual:

d) Criterios de optimización

1. Actualización del sistema: se hace de forma periódica para mantener a la organización informada correctamente.

2. Seguridad: No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que ésta tenga lugar.

3. Capacitación:Con cada actualización del sistema, para su implementación, se efectúa una capacitación intensiva para todo el personal. 

4. Mantenimiento del sistema: El sector de TI aporta un soporte confiable y oportuno a la institución, para asegurar que si el sistema colapsa, esta situación no dure mucho tiempo.

5. Automatización de procesos: Mediante software especializado (en este caso se utiliza un sistema llamado Bann). De forma que se emplee el menor tiempo posible a la vez que se optimizan los resultados.

6. Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas. Los gerentes de las organizaciones y el personal a cargo de los sistemas de información

7. Soporte escrito: El soporte por escrito siempre se utiliza, ya se orden de pago, fotocopia de la factura autorizada, copia fiel, etc. 

8. Actualización periódica: del sistema, se corre un proceso de integración, esto asegura así el estar continuadamente informado evitando posibles pérdidas de datos.

 f)Cursograma optimizado.